2026-06-04

Ποιος σας χρωστάει, πόσα και από πότε — χωρίς spreadsheet

Τα δίδακτρα έρχονται κομματιαστά: μετρητά τη Δευτέρα, κατάθεση την Πέμπτη, μισά τώρα και μισά του μήνα. Χωρίς σύστημα, δεν ξέρετε ποτέ πού βρίσκεστε.

your-school.thesslms.com

Μάρτιος, μέσα της χρονιάς. Ένας γονιός καλεί: «Κυρία, έχετε δει την κατάθεσή μου; Έστειλα €200 την Παρασκευή.» Η γραμματεία ανοίγει το Excel. Σκρολάρει. Βρίσκει τον μαθητή. Κοιτάζει τη γραμμή. Υπάρχει μια κατάθεση τον Νοέμβριο, μια τον Ιανουάριο — η τελευταία δεν είναι εκεί. «Θα σας επιστρέψω κλήση.»

Αυτή η στιγμή — το «θα σας επιστρέψω κλήση» — είναι το σύμπτωμα ενός συστήματος που δεν αντέχει τον τρόπο που πληρώνουν πραγματικά οι γονείς. Δεν πληρώνουν εφάπαξ, στην αρχή της χρονιάς, με επιταγή. Πληρώνουν όπως μπορούν: δόσεις, μετρητά, κατάθεση, IRIS, μερικές φορές μισά-μισά. Κι αν το σύστημά σας δεν είναι φτιαγμένο για αυτό, χάνετε τον έλεγχο.

Τα δίδακτρα δεν πληρώνονται μια φορά

Ένας μαθητής με ετήσια διδασκαλία €900 μπορεί να πληρώσει €300 τον Σεπτέμβριο, €200 τον Δεκέμβριο, €200 τον Φεβρουάριο και τα υπόλοιπα €200 τον Απρίλιο — αν τα πληρώσει. Τέσσερις πληρωμές, τέσσερις διαφορετικοί μήνες, πιθανώς τέσσερις διαφορετικοί τρόποι. Και για κάθε μαθητή, μια παρόμοια ιστορία.

Αν κρατάτε αυτό σε spreadsheet ή σε τετράδιο, κάθε φορά που θέλετε να ξέρετε «πόσα χρωστάει η Μαρία;» πρέπει να μαζέψετε τις γραμμές και να αφαιρέσετε από τη μνήμη. Και αν ρωτήσει ο γονιός μπροστά σας, καλύτερα να μη σφαλιάσετε τον αριθμό.

Κάθε μαθητής, μια καρτέλα με ιστορικό

Στο Thess LMS, κάθε μαθητής έχει δική του καρτέλα διδάκτρων. Εκεί βλέπετε: το πρόγραμμα που είναι γραμμένος, το ετήσιο τέλος, τυχόν έκπτωση, και κάτω από όλα αυτά, το ιστορικό πληρωμών — κάθε δόση, με ημερομηνία, τρόπο πληρωμής και σημείωση.

Το υπόλοιπο υπολογίζεται αυτόματα: τελικό τέλος μείον ό,τι έχει καταβληθεί. Δεν χρειάζεται αριθμομηχανή. Δεν χρειάζεται να αθροίσετε στο χέρι. Η απάντηση στο «πόσα χρωστάει;» είναι εκεί, αμέσως.

Οικονομικό αρχείο μαθητή — πρόγραμμα, έκπτωση, τελική χρέωση, ιστορικό πληρωμών και εκκρεμές υπόλοιπο

Για να καταγράψετε μια πληρωμή: ανοίγετε την καρτέλα του μαθητή, πατάτε «Καταγραφή Πληρωμής», βάζετε ποσό, τρόπο, ημερομηνία και — προαιρετικά — μια σημείωση. «Μετρητά, 3/3». «Κατάθεση Alpha, λαμβάνεται με καθυστέρηση». Το υπόλοιπο ενημερώνεται αμέσως.

Η εικόνα ολόκληρου του σχολείου

Η επισκόπηση διδάκτρων δείχνει τέσσερις αριθμούς που αξίζουν περισσότερο από οποιοδήποτε spreadsheet: πόσα αναμένατε να εισπράξετε, πόσα έχετε ήδη εισπράξει, πόσα εκκρεμούν, και ποιο ποσοστό των μαθητών έχει εξοφλήσει πλήρως.

Αυτοί οι αριθμοί αλλάζουν κάθε φορά που καταγράφετε μια πληρωμή. Δεν χρειάζεται να τους ανανεώσετε. Δεν χρειάζεται να τρέξετε φόρμουλα. Απλώς ανοίγετε τη σελίδα και βλέπετε πού βρίσκεται το σχολείο.

Επισκόπηση διδάκτρων — συνολικές αναμενόμενες εισπράξεις, συλλεγμένα, εκκρεμή, μαθητές που έχουν τακτοποιηθεί και ποσοστό συλλογής

Μπορείτε επίσης να φιλτράρετε ανά τμήμα — για να δείτε, για παράδειγμα, μόνο τους μαθητές του B2 τμήματος: πόσοι έχουν εξοφλήσει, πόσοι εκκρεμούν. Χρήσιμο αν διαχειρίζεστε τμήματα με διαφορετικά προγράμματα ή τιμολόγηση.

Μετρητά, κάρτα, κατάθεση, IRIS

Δεν υπάρχει ένας τρόπος πληρωμής στα ελληνικά φροντιστήρια. Κάποιοι γονείς φέρνουν μετρητά. Κάποιοι κάνουν κατάθεση. Κάποιοι πληρώνουν με κάρτα. Και με την IRIS — την ηλεκτρονική πλατφόρμα πληρωμών — ολοένα περισσότερες συναλλαγές γίνονται ψηφιακά.

Το Thess LMS υποστηρίζει και τους τέσσερις τρόπους. Καταγράφετε κάθε πληρωμή με τον τρόπο που πραγματικά έγινε, έτσι ώστε αν χρειαστεί να κοιτάξετε πίσω — «έφερε μετρητά ή έκανε κατάθεση;» — να το ξέρετε χωρίς να ψάξετε αποδείξεις.

Η έκπτωση που δεν χρειάζεται αριθμομηχανή

Πολλά σχολεία δίνουν εκπτώσεις: αδερφικές, για πολλαπλά μαθήματα, για πρώιμη εγγραφή. Αυτές οι εκπτώσεις συνήθως ζουν στη μνήμη ή σε χειρόγραφη σημείωση — και αν αλλάξει γραμματεία, χάνονται.

Στο Thess LMS, η έκπτωση καταγράφεται απευθείας στην καρτέλα του μαθητή. Ορίζετε το ποσό μια φορά, και από εκεί και πέρα όλοι οι υπολογισμοί — τελικό τέλος, εισπραχθέν ποσό, υπόλοιπο — γίνονται πάνω στο σωστό νούμερο. Δεν αφαιρείτε ψυχικά κάθε φορά.

Τι σας λένε οι αριθμοί στο τέλος του μήνα

Το ερώτημα «πόσα μαζέψαμε αυτόν τον μήνα» δεν είναι απλώς λογιστικό — είναι ερώτημα διαχείρισης. Αν η είσπραξη είναι χαμηλή τον Νοέμβριο, μπορείτε να δράσετε τον Νοέμβριο: να στείλετε υπενθύμιση, να κανονίσετε δόση, να μιλήσετε με τον γονιό. Αν το μαθαίνετε τον Φεβρουάριο, έχετε χάσει τρεις μήνες.

Η επισκόπηση του Thess LMS ανανεώνεται σε πραγματικό χρόνο. Κάθε πληρωμή που καταγράφεται αλλάζει τους αριθμούς αμέσως. Αν κοιτάτε την οθόνη κάθε Παρασκευή, ξέρετε πάντα πού βρίσκεστε — και ποιοι μαθητές χρειάζονται μια υπενθύμιση.

Δεν χρειάζεται να αθροίσετε κατακόρυφα, να ανοίξετε τρία αρχεία, ή να κάνετε cross-reference με παλιές σημειώσεις. Τα δεδομένα είναι εκεί, οργανωμένα, έτοιμα.

Το Thess LMS παρακολουθεί τα δίδακτρα για εσάς

Καρτέλα ανά μαθητή, ιστορικό πληρωμών, αυτόματο υπόλοιπο, επισκόπηση ολόκληρου του σχολείου. Μετρητά, κάρτα, IRIS — όλα στο ίδιο μέρος.

Κλείστε Demo → Όλα τα Features

March, mid-year. A parent calls: "Did you receive my payment? I transferred €200 on Friday." The secretary opens the spreadsheet. Scrolls. Finds the student. Looks at the row. There's a payment from November, one from January — the last one isn't there. "I'll call you back."

That moment — the "I'll call you back" — is the symptom of a system that can't handle the way parents actually pay. They don't pay once, upfront, at the start of the year. They pay in pieces: installments, cash, bank transfer, card, sometimes half now and half later. And if your system isn't built for that, you lose control.

Tuition isn't paid in one go

A student with an annual fee of €900 might pay €300 in September, €200 in December, €200 in February, and the remaining €200 in April — if they pay it at all. Four payments, four different months, possibly four different methods. And for every student, a similar story.

If you're tracking this in a spreadsheet or notebook, every time you want to know "how much does Maria still owe?" you have to add up the rows and subtract from memory. And if a parent asks you on the spot, you'd better not get the number wrong.

Every student, one ledger

In Thess LMS, every student has their own tuition record. It shows: the program they're enrolled in, the annual fee, any discount applied, and below all that, the complete payment history — every installment, with date, payment method, and notes.

The balance is calculated automatically: final fee minus everything paid. No calculator needed. No adding by hand. The answer to "how much do they owe?" is right there, immediately.

Student financial record — program, discount, final fee, payment history with dates and methods, total paid and outstanding balance

To record a payment: open the student's record, click "Record Payment," enter the amount, method, date and — optionally — a note. "Cash, 3 Mar." "Bank transfer Alpha, received late." The balance updates immediately.

The view that shows the whole school at once

The tuition overview shows four numbers that are worth more than any spreadsheet: how much you expected to collect, how much you've already collected, how much is still outstanding, and what percentage of students have paid in full.

These numbers update every time you record a payment. No refresh needed. No formula to run. Open the page and you see exactly where the school stands.

Tuition overview — total expected, collected, outstanding, students settled and collection rate stats, with per-student ledger list

You can also filter by class — to see, for example, only the B2 students: how many have settled, how many are still outstanding. Useful if you manage classes with different programs or pricing tiers.

Cash, card, bank transfer, IRIS

There's no single payment method in Greek language schools. Some parents bring cash. Some do a bank transfer. Some pay by card. And with IRIS — Greece's digital payment platform — more and more transactions are happening electronically.

Thess LMS supports all four methods. Every payment is recorded exactly how it was made, so if you ever need to look back — "was that cash or a bank transfer?" — you know instantly without hunting for receipts.

Discounts that don't require a calculator

Many schools offer discounts: sibling discounts, multi-class discounts, early enrollment. These discounts typically live in someone's memory or a handwritten note — and if the secretary changes, they disappear.

In Thess LMS, the discount is recorded directly on the student's record. Set it once, and from then on all calculations — final fee, amount paid, balance — are based on the correct figure. No mental arithmetic every time.

What the numbers tell you at the end of the month

The question "how much did we collect this month?" isn't just bookkeeping — it's a management question. If collections are low in November, you can act in November: send a reminder, arrange an installment plan, talk to the parent. If you find out in February, you've lost three months.

The Thess LMS overview updates in real time. Every payment recorded changes the numbers immediately. If you check the screen every Friday, you always know where you stand — and which students need a follow-up.

No vertical summing, no opening three files, no cross-referencing old notes. The data is there, organized, ready.

Thess LMS tracks tuition for you

Per-student ledger, payment history, automatic balance, school-wide overview. Cash, card, IRIS — all in one place.

Book a Demo → All Features

← Back to Blog